Jeder Unternehmer muss seine Geschäftsvorgänge schriftlich festhalten. Bei den hier betroffenen Tätigkeiten genügt in der Regel eine Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben (getrennt nach Bank und Barausgabe) unter Angabe des Datums, Nettobetrages und Bruttobetrages (bei Umsatzsteuerpflicht) und der Erläuterung der getätigten Einnahme oder Ausgabe (z.B. bei Einnahmen die Rechnungsnummer und bei Ausgaben die Bezeichnung der Ausgabe, wie Miete April, Fachbuch, Büromaterial, etc.).

Aus diesen Aufzeichnungen wird am Jahresende die Gewinnermittlung entwickelt, die dann in die „Anlage EÜR“ Ihrer Einkommensteuererklärung eingetragen wird.

Bei den Aufzeichnungen besonders zu beachten sind Geschäftsvorfälle wie abschreibungspflichtige Anschaffungen (Anlagegüter zwischen 150 und 410 Euro und > 410 Euro), Bewirtungskosten, Reisekosten, Geschenke und Fahrtkosten.

Alle Belege sollten Sie mindestens 10 Jahre aufbewahren.

Eine elektronische Buchführung ist nicht zwingend erforderlich, aber ratsam, entweder in einem Buchführungsprogramm oder Excel (problematisch wegen der Veränderbarkeit, s. unten) oder Sie lassen dies von einem Steuerbüro erledigen.

Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nach Ende des Buchführungszeitraums nicht mehr verändert werden können. Deshalb muss das zum Einsatz kommende Datenverarbeitungsverfahren die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Belege, Grundaufzeichnungen, Buchungen), nach diesem Zeitpunkt nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.

Mehr dazu finden Sie unter: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Monatsberichte/2015/04/Inhalte/Kapitel-3-Analysen/3-2-steuerliche-buchfuehrungs-und-aufzeichnungspflichten.html?view=renderPrint

Wir empfehlen Ihnen, für Ihr Unternehmen ein separates Girokonto zu führen. Dies fördert die Übersichtlichkeit und erleichtert die Buchhaltung.

Anlagevermögen sind Vermögensgegenstände, die zum Aufbau, zur Ausstattung und Funktionstüchtigkeit eines Betriebes notwendig und langfristig (länger als 1 Jahr) im Unternehmen gebunden sind und dem Betriebszweck dienen.

Beispiele: Möbel (Schreibtisch, Stuhl, Küche, Regal…..), Geräte, Computer, Handy, Homepage etc.
Anlagengegenstände zwischen 150 und 410 Euro netto pro Vermögensgegenstand werden als GWG (geringwertige Wirtschaftsgüter) bezeichnet und können in voller Höhe im Jahr der Anschaffung als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, soweit sie einzeln nutzbar sind (z.B. ein Bildschirm ist nicht einzeln nutzbar, ein Multifunktionsdrucker [da man mit ihm auch kopieren kann] schon).

Der Rechnungsbetrag für Anlagengegenstände > 410 Euro netto muss auf mehrere Jahre verteilt werden (hinsichtlich der Anzahl der zugrunde zu legenden Jahre [Nutzungsdauer] gibt es amtliche AfA-Tabellen). Das bedeutet, dass der Rechnungsbetrag für ein solches Anlagegut nicht in voller Höhe als Betriebsausgabe im Jahr der Anschaffung (des Kaufs) gebucht wird.

Beispiel: Ein Computer wird in der Regel über 3 Jahre abgeschrieben.

Der Rechnungsbetrag = die Anschaffungskosten sollen 600 Euro betragen. Das bedeutet im Jahr der Anschaffung und in den zwei folgenden Jahren beträgt die Betriebsausgabe jeweils 200 Euro. Wenn der Computer am 1.7. des Jahres angeschafft wurde, dürfen im Jahr der Anschaffung nur 100 Euro (200 Euro / 12 Monate x 6 Monate) gebucht werden, im Jahr zwei und drei jeweils 200 Euro und im vierten Jahr die restlichen 100 Euro.

Die Einkünfte aus selbstständiger (freiberuflicher) Arbeit werden in der „Anlage S“ Ihrer Einkommensteuererklärung eingetragen, die Einkünfte aus Gewerbebetrieb in der „Anlage G“. In beiden Fällen muss eine „Anlage EÜR“ ausgefüllt werden. Hilfreich ist es, zusätzlich die Gewinnermittlung, die den Angaben in der „Anlage EÜR“ zugrunde liegt, beizulegen. Wir raten Ihnen, diese Tätigkeiten von einem Steuerbüro ausführen zu lassen.

Auf Gewinne wird Einkommensteuer erhoben, Verluste mindern Ihr zu versteuerndes Einkommen.

In Ihrer Einkommensteuererklärung sind alle Einkünfte enthalten, wie die Einkünfte aus einem Anstellungsverhältnis, aus Vermietung und Verpachtung, aus Kapitalvermögen, aus Renten usw.

Rechnungsanforderungen gemäß § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz:

• Ihr vollständiger Name und Ihre vollständige Anschrift
• der vollständiger Name und die vollständige Anschrift des Kunden / Klienten / Patienten (Leistungsempfänger)
• Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Ausstellungsdatum der Rechnung
• eine einmalig von Ihnen vergebene (fortlaufende) Rechnungsnummer
• die Menge der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
• die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel / Dienstleistungen
• Zeitpunkt der Lieferung / Leistung
• das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen bzw. mit einem Hinweis auf Steuerbefreiung, z.B. bei einer Heilbehandlung: „Die mit der vorliegenden Rechnung abgerechnete(n) Leistung(en) ist / sind nach § 4 Nr. 14 a UStG von der Umsatzsteuer befreit.“
• Aufschlüsselung von Entgeltminderungen
• angewandter Steuersatz und der auf das Entgelt entfallende Betrag.

Zusätzliche Besonderheiten für einen Heilpraktiker:

• Angabe der Verbandszugehörigkeit; Nach Artikel 16 BOH Verordnung von Arzneimitteln, Provisionen, Rabatte gilt: „ Eine Verbandszugehörigkeit sollte auf Rezepten, Rechnungen u.a. durch Abdruck des Mitgliedsstempels kenntlich gemacht werden.“
• Angabe des Diagnoseschlüssels; zweckmäßig, um bereits so gegenüber dem Finanzamt zu dokumentieren, dass bei der von Ihnen abgerechneten Behandlung ein therapeutisches Ziel im Vordergrund stand.

Kleinbetrags-Rechnungen

Für Rechnungen deren Betrag nicht größer als 150,- € ist, gelten Vereinfachungsregelungen. In diesem Fall muss eine Rechnung gemäß § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung nur folgende Punkte enthalten:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, also Ihr Name und Ihre Adresse (evtl. anhand Ihres Stempels), jedoch nicht die Daten des Leistungsempfängers (Ihres Klienten/Patienten/Kunden)
• das Ausstellungsdatum
• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung (z.B. 60 Minuten Coaching, 50 Minuten Psychotherapie)
• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz (z.B. € 60,00 inklusive 19% USt.) oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Eine Quittung gilt als Kleinbetragsrechnung. Die Quittung muss die Kriterien erfüllen.

Hinweis zur Verpflichtung, Rechnungen ausstellen zu müssen:

§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 Umsatzsteuergesetz: „Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht nicht, wenn der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 28 steuerfrei ist.“ Das bedeutet, dass Sie für nach § 4 Nr. 14a UStG steuerfreie Heilbehandlungen eigentlich keine Rechnungen ausstellen müssten.

Allerdings sind Sie nach § 22 Umsatzsteuergesetz verpflichtet, Ihre Umsätze aufzuzeichnen. Dieser Verpflichtung kommen Sie z.B. durch eine geordnete Ablage Ihrer Rechnungen bzw. der von Ihnen ausgestellten Barquittungen nach.